Tres o cuatro horas a la semana tecleando facturas de agencias. Con Volca, unos minutos.
Volca lee las reservas de tu PMS y escribe cada línea en la extranet de Expedia y de Hotelbeds. Se para, te enseña lo que ha puesto, y el visto lo das tú.
Expedia · 34 reservas
Volca está escribiendo en la extranet. No confirma nada: el visto lo das tú.
| Referencia | Entrada | Noches | Importe | Comisión | Estado |
|---|---|---|---|---|---|
| 72884119 | 21 sep | 3 | 348,00 € | 52,20 € | Escrito |
| 72884203 | 21 sep | 2 | 214,00 € | 32,10 € | Escrito |
| 72884356 | 22 sep | 7 | 1.106,00 € | 165,90 € | Mirar: importe alto |
| 72884412 | 23 sep | 1 | 119,00 € | 17,85 € | Escrito |
| 72884498 | 24 sep | 4 | 472,00 € | 70,80 € | Escribiendo |
Lo que pasa cada semana
No es una vez al mes. Es todas las semanas.
Alguien de recepción o el contable se sienta a copiar reservas del PMS a la extranet de cada agencia, una por una. Y no se puede ir deprisa, porque cada línea es dinero: si se cuela un importe mal, no se sabe hasta que llega la remesa y no cuadra.
A mano
3–4 horas
cada semana · una mañana entera
- Expedia pide la referencia de una manera
- Hotelbeds pone la comisión en otra columna
- Los abonos llevan su propia cabecera
- Si una semana se salta, se acumula
Con Volca
Unos minutos
lo que tardas en repasar y dar el visto
Medido: 82 facturas de Hotelbeds en 7 minutos — la semana del 22 de septiembre en el Hotel Nouvel. Lo cronometra el propio programa, desde que se pulsa el botón hasta que ha terminado.
Cómo funciona
Rellenar, revisar, confirmar.
El programa escribe; tú miras lo que ha escrito, con las cifras delante.
Rellenar
Cada semana prepara la remesa sola. Escribe cada línea en la extranet con su referencia, sus noches y su comisión; y si una semana quedó sin pasar, lo dice antes de empezar.
Revisar
Te enseña lo escrito, fila a fila, y marca lo que conviene mirar: un importe fuera de lo normal, una comisión en otra columna, una factura que ya estaba puesta.
Confirmar
Confirmas tú. Queda guardado qué se envió, cuándo y con qué importe, buscable por referencia, por si en enero hay que volver sobre ello.
Cada una pide las cosas de una manera, y con Booking el trabajo es el contrario: no se rellena nada, se comprueba que detrás de cada comisión que te cobran hay una estancia tuya.
Y cuando llega el cobro
Lo cuadra solo, factura por factura.
Volca cruza la remesa que te pagan con las facturas que mandaste y te dice qué falta, qué viene repetido y qué se ha quedado por el camino. Con la referencia delante, para poder reclamarlo.
Precio
Todo puesto, y un mes para probarlo.
Treinta días dan para cuatro remesas completas: se prueba en vuestro ritmo de verdad, no a medias.
50 – 100 habitaciones
59 €
al mes, por hotel
101 – 150 habitaciones
79 €
al mes, por hotel
151 – 200 habitaciones
99 €
al mes, por hotel
Puesta en marcha
Una sola vez, y solo si seguís después del mes de prueba: dejarlo instalado y funcionando en el ordenador desde el que trabajéis.
250 €
- Las cuatro agencias, sin límite de facturas
- El cuadre de los cobros incluido
- Abonos y rectificativas, con la cabecera de cada agencia
- Historial de todo lo enviado, buscable por referencia
- Actualizaciones cuando una extranet cambia
Si al acabar el mes de prueba no ves el tiempo ahorrado, no pasa nada. Te damos de baja y no pagas ni un euro.
Precios por hotel, IVA aparte. ¿Más de 200 habitaciones o menos de 50? Escríbenos y lo vemos.
Preguntas
Lo que suelen preguntar
¿Sirve con cualquier PMS?
Sí. Volca trabaja con el listado de reservas que exporta el PMS que ya tenéis, sea cual sea, y se adapta al formato de cada uno. Nadie cambia de programa ni de forma de trabajar: cambia quién teclea.
¿Puede enviar algo mal sin que yo lo vea?
No envía nada por su cuenta. Escribe, se para y te enseña lo que ha puesto, fila a fila, marcando lo que conviene mirar. Confirmas tú.
¿Cuánto se tarda en instalarlo?
Una tarde en el ordenador desde el que trabajéis. No hay que instalar nada en ningún servidor vuestro ni tocar el PMS.
¿Y si durante la prueba no nos convence?
Os damos de baja y no pagáis nada, ni la puesta en marcha. La instalación solo se cobra si seguís después del mes.
¿Sirve para varios hoteles?
Sí. Cada hotel tiene lo suyo separado, con su propio historial, y se factura por hotel según su tramo de habitaciones.